Vous cherchez une donnée précise — une recette, un taux de remplissage, une liste de participants — et vous hésitez entre plusieurs documents. Mapado en propose une quarantaine, dont certains se recoupent partiellement : cette page vous aide à identifier celui qui répond à votre besoin.

Où trouver ces documents¶

Les documents téléchargeables se répartissent entre deux emplacements, avec deux logiques différentes.

Le menu Suivi de votre backoffice, sur les pages « Documents exportables » et « Outils comptables ». Ces documents portent sur une période que vous choisissez et couvrent l'ensemble de votre activité.

Depuis un événement ou une séance, via le bouton « Télécharger des rapports et documents ». Il est présent à deux endroits : sur la liste des séances d'un événement, et sur l'onglet Participants d'une séance. Le contenu du menu diffère selon l'endroit d'où vous l'ouvrez — certains documents n'existent qu'au niveau de l'événement, d'autres qu'au niveau de la séance.

Suivre son activité et son prévisionnel¶

• Recettes et Encaissements — Le document généraliste de suivi d'activité, en TTC et sans détail de TVA. Il croise vos ventes, vos annulations et vos encaissements par événement et par point de vente (guichet, en ligne, revendeurs) sur une période de dates de vente. C'est le document à transmettre à une direction ou à une équipe d'exploitation
• Synthèse Ventes et Réservations — L'état du remplissage et du potentiel de recettes, séance par séance, sur une période de dates de séance. Il distingue les billets confirmés des réservations encore en attente, et affiche jauge, places restantes et taux de remplissage. C'est le document du point hebdomadaire sur les semaines à venir
• Synthèse Ventes et Réservations (futures) — La même synthèse restreinte aux séances à venir d'un événement, sans saisie de période. Accessible depuis la liste des séances d'un événement

Guides dédiés : Suivre son activité avec Recettes et Encaissements et Suivre son remplissage avec la Synthèse Ventes et Réservations

Tenir sa comptabilité¶

• État Comptable — Le document de référence pour la comptabilité : détail de la TVA par taux, ventilation par compte comptable et par compte analytique, journal de ventes, journal de banque et journal des opérations diverses. Il identifie également les ventes de la période qui concernent des séances futures, à constater en produits d'avance
• Export pour logiciel comptable — Vos écritures comptables au format FEC, ou cumulées par numéro de compte comptable ou analytique, pour intégration dans votre logiciel de comptabilité
• Plan comptable — La page de paramétrage qui fait correspondre vos événements, tarifs et moyens de paiement à vos propres numéros de compte. C'est elle qui alimente l'État Comptable et l'export pour logiciel comptable
• Comptes client — Le suivi des comptes clients ouverts : solde, mouvements, encaissements et décaissements manuels

Guides dédiés : Tenir sa comptabilité avec l'État Comptable, Exporter sa comptabilité vers son logiciel, Intégrer votre plan comptable dans Mapado et Créer et gérer un compte client

Contrôler sa caisse et ses encaissements¶

• Centralisation des caisses — Le détail des moyens de paiement utilisés pour chaque commande, réparti en quatre onglets qui croisent le canal de vente (guichet, en ligne) et la date de référence (date d'opération, date de valeur). C'est le document qui permet d'isoler une erreur de caisse : inversion de moyen de paiement, mauvais encaissement, écart sur un compte de caisse
• Bordereau de Remise (chèques et assimilés) — Un onglet par moyen de paiement encaissé sur la période — chèques, chèques vacances, chèques culture — avec le nombre de titres et le total, pour compléter le bordereau demandé par votre banque ou votre trésorerie
• Sorties de caisse — L'accès centralisé à toutes les fermetures de caisse, par date et par utilisateur, que vous pouvez aussi télécharger unitairement au moment de la fermeture
• Encaissements par événement — La répartition des moyens de paiement par événement. Une commande pouvant être réglée avec plusieurs moyens de paiement et porter sur plusieurs séances, cette répartition repose sur une règle d'affectation qu'il faut connaître avant d'interpréter les chiffres
• Bons d'Achat / Bons Cadeaux — Le cycle de vie complet de vos bons, réparti en cinq onglets : créés, utilisés, expirés, annulés, encore valides. Chaque onglet s'appuie sur une date de nature différente
• Suivi des paiements échelonnés — Les échéances de vos paiements en plusieurs fois, prélèvements SEPA au guichet comme paiements par carte en ligne, avec export au format XML pour votre banque ou votre trésorerie

Guides dédiés : Contrôler sa caisse et ses moyens de paiement pour les trois premiers, Répartir les moyens de paiement par événement, Suivre ses bons d'achat et bons cadeaux et Exporter les prélèvements SEPA au format .XML

Faire le bilan d'un événement ou d'une séance¶

Quatre documents font le bilan des ventes d'un événement. Ils ne retiennent pas les mêmes éléments et donnent donc des montants différents sur un même événement : le guide dédié explique lequel choisir selon l'usage.

• Bordereau de recettes — Le bilan officiel d'un événement, conçu pour l'impression et la transmission à un tiers. Il porte la ventilation des taxes et les éléments d'aide à la déclaration. C'est le plus restrictif des quatre : il exige de sélectionner un événement, et il écarte les séances annulées ainsi que les tarifs hors billetterie
• Bilan des ventes — Le PDF par séance, historiquement le document le plus échangé avec une direction, une production ou un tourneur. Il récapitule les ventes par tarif et par taux de TVA, et fournit l'aide aux déclarations Sacem, CNM, SACD et Spedidam. Accessible depuis la liste d'actions d'une séance. C'est une alternative au bordereau de recettes.
• Bilan Spectacle — Un onglet Excel par événement (un seul onglet si téléchargé depuis l'événement), avec le détail par tarif et par prix de vente, un bilan par séance, la jauge et le taux de remplissage. C'est le seul document qui isole les recettes hors billetterie (boissons, repas, articles) des recettes de billetterie
• Bilan Représentation — Toutes les séances de la période sur un même fichier, tous événements confondus, avec cinq axes de lecture : par séance et tarif, par séance, par tarif, par contingent, et une synthèse de TVA. C'est la vision synthétique d'activité pour une salle qui joue beaucoup de séances

Guides dédiés : Quel document pour faire le bilan d'un événement ? et Comprendre le bilan des ventes d'une séance

Suivre ses offres et abonnements¶

• Bilan Offres et Abonnements — Le suivi de vos offres quelle que soit leur nature : abonnement, pack, offre couplée. Il distingue les offres déclenchées spontanément de celles activées avec un code, et détaille les quantités, les recettes, le détail par jour et les codes émis sur la période

Guide dédié : Suivre ses offres et abonnements

Vérifier son paramétrage avant l'ouverture des ventes¶

• Paramétrage des séances et tarifs — Le listing complet de vos séances et de vos tarifs tels qu'ils sont configurés : jauge, surjauge, type de placement, dates de mise en vente, TVA, typologie de public, contingent par défaut, numéros de compte. Il comporte aussi une grille tarifaire consolidée et les liens web de chaque événement. C'est l'outil de relecture avant un lancement de saison, quand vérifier séance par séance dans l'interface devient impraticable

Guide dédié : Vérifier son paramétrage avant l'ouverture des ventes

Préparer l'accueil du public et l'envoi des billets¶

• Liste des participants — La liste des spectateurs attendus sur une séance, en Excel ou en PDF pour un contrôle sur papier
• Liste des commandes — La même séance vue par commande plutôt que par participant
• Résumé des articles vendus — Le récapitulatif PDF des ventes hors billetterie d'une séance : boissons, repas, articles. Pratique pour passer des commandes d'approvisionnement
• Inscrits en liste d'attente — Les personnes inscrites en liste d'attente sur une séance, si vous avez activé cette fonctionnalité
• Commandes à expédier — Les commandes de la période dont les billets doivent partir par courrier, avec le mode d'envoi et l'adresse du destinataire

Guide dédié : Préparer l'accueil du public et l'envoi des billets

Travailler avec des revendeurs et des réseaux de distribution ou tiers¶

• Recettes par revendeur et séance — Les recettes ventilées par canal de vente et par revendeur, avec le détail par séance, par événement et la part de chaque canal. C'est le document qui permet de suivre ce que chaque partenaire doit vous reverser, ceux-ci réglant généralement par date de séance
• Contingentement des sièges — La liste des sièges d'un contingent donné, à transmettre à un partenaire, un organisateur ou un service interne
• Données brutes (réseaux de distribution) — Les billets importés depuis Francebillet, Ticketmaster ou un autre réseau, pour les séances de la période
• Exports pour douchettes tierces — Les fichiers de contrôle d'accès aux formats attendus par Ticketmaster, Seetickets, Digitick, Francebillet et Legilog, quand le contrôle est réalisé avec le matériel du partenaire

Guide dédié : Travailler avec des revendeurs et des réseaux de distribution

Exploiter ses données librement¶

• Données brutes (par date de commande) — Une ligne par billet ou article vendu sur la période, quelle que soit la date de l'événement, avec le détail complet : événement, séance, acheteur, spectateur, commande, placement, paiement, tarif, contrôle d'accès (plusieurs dizaines de colonnes de données)
• Données brutes (par date d'événement) — Les mêmes données pour les séances de la période, quelle que soit la date d'achat
• Données brutes (par date de contrôle) — Les mêmes données filtrées sur la date à laquelle le billet a été scanné
• Liste des demandes — Les demandes de réservation enregistrées sur la période, si vous avez activé les parcours de type Demande pour vos groupes, scolaires ou locations

Ces exports sont volumineux et disponibles au format Excel uniquement. Ils sont conçus pour être filtrés, triés et croisés dans votre tableur : c'est la porte de sortie pour tout besoin qu'aucun document pré-généré ne couvre.

Guides dédiés : Exploiter les exports de données brutes et Paramétrer un parcours de type Demande (scolaires, groupes, locations...)

Documents légaux et contractuels¶

• Docs contractuels et de conformité — Votre convention Mapado, ses avenants, l'annexe RGPD, l'attestation de conformité à la loi anti-fraude à la TVA, ainsi que les pièces administratives de Mapado (KBIS, RIB, attestations fiscale et de vigilance). Vous y trouverez également les pistes d'audit, à produire en cas de contrôle de la DGFIP

Pour comprendre l'obligation à laquelle répond l'attestation de conformité : Comprendre la loi anti-fraude à la TVA du 1er Janvier 2018

Découverte en vidéo¶

Cas particuliers¶

Quelques besoins fréquents dont la réponse n'est pas évidente au premier regard.

Ce que vous cherchez	Le document	Où regarder
Les ventes réalisées par un collaborateur en particulier	Recettes et Encaissements	Onglet « Ventilation ventes »
Le détail par tarif d'une seule séance	Bilan Représentation	Onglet « Par séance et tarif »
Les ventes de tarifs hors billetterie (boissons, repas, articles)	Bilan Spectacle, ou Résumé des articles vendus pour une séance	Tableau « Payants hors billetterie »
Le nombre de billets vendus sur une période	Recettes et Encaissements	Onglet « Répartition des billets »
Les places vendues et restantes par contingent	Synthèse Ventes et Réservations	Onglet « Détail contingents »
Les encaissements du mois ventilés par événement	Encaissements par événement	—
Les ventes déjà encaissées pour des séances de la saison prochaine	État Comptable	Onglet « Evénement période »
Le chiffre d'affaires par guichet en configuration multi-guichets	Centralisation des caisses	Tableau par point de vente
Les billets contrôlés et non contrôlés d'une séance	Données brutes (par date de contrôle)	Colonnes de contrôle d'accès
L'origine géographique de votre public	Données brutes (par date de commande)	Colonnes code postal et ville du spectateur
Le montant des bons cadeaux encore en circulation	Bons d'Achat / Bons Cadeaux	Onglet « Bons cadeaux valides »
Les séances dont la vente n'est pas encore ouverte	Paramétrage des séances et tarifs	Colonnes de dates de vente

Si aucun document ne répond à votre besoin¶

Les besoins varient fortement d'une structure à l'autre et il arrive qu'aucun document pré-généré ne corresponde. Dans ce cas, partez d'un export de données brutes et construisez votre propre analyse dans votre tableur, à l'aide des filtres et des tableaux croisés dynamiques. Les colonnes de dates y sont d'ailleurs déjà découpées en année, mois et jour pour faciliter les synthèses par période.

Si votre besoin semble suffisamment répandu pour mériter un document dédié, signalez-le à support@mapado.com : c'est ainsi que cette liste s'enrichit.