Pass Culture : Mise en place, utilisation des contremarques et contrôle d'accès, comptabilité, ...

Pass Culture : Mise en place, utilisation des contremarques et contrôle d'accès, comptabilité, ...

Qu'est-ce que le Pass Culture ?

Le Pass Culture est un dispositif testé depuis quelques années dans certains départements et généralisé dans toute la France à l'occasion de la réouverture des lieux culturels au printemps 2021.

Il se décompose en deux dispositifs distincts :
  1. Le Pass Culture à destination des jeunes de 18 ans (qui prend la forme d'une cagnotte)
  2. Le Pass Culuture utilisé par les établissements scolaires pour les moins de 18 ans avec un budget alloué

Le Pass Culture "individuel" à destination des jeunes de 18 ans

Celui à destination des jeunes de 18 ans exactement qui peuvent bénéficier d'une enveloppe de 300 euros à dépenser en activités et biens culturels dans un délai de deux ans (pendant l'expérimentation cette enveloppe était de 500 euros).

Le législateur a initialement fait en sorte d'inciter à la participation à des événements puisque les biens physiques (livres, CD, ...) sont limités à 200 euros dans cette enveloppe pour inciter à dépenser au moins 100 euros (mais potentiellement jusqu'à 300 euros) en spectacles, conférences, concerts, musées, ...

Il s'agit donc d'une belle opportunité pour faire venir des publics jeunes dans vos structures.

Pour dépenser leur cagnotte, les bénéficiaires du Pass Culture disposent d'un accès à un site internet et une application mobile où leur sont proposés des offres. Ils peuvent en quelques clics les ajouter dans leur panier. Ils peuvent aussi les annuler dans les 48 heures après leur validation s'ils changent d'avis entre temps (sauf si l'événement est dans moins de 72 heures où ce délai ne s'applique pas).

Quels types d'événements, spectacles, visites, ... peuvent être proposées sur Pass Culture "individuel" ?

L'éventail des possibles est très large : billets de concerts / théâtres / spectacles vivants, pass de festival,  entrées de musées ou exposition, abonnements à des lieux culturels, visites ponctuelles, visites guidées, ateliers ( danse, théâtre, arts plastiques, écriture…) , conférences, rencontres, ... mais également certains produits de merchandising (livres, CD, œuvres d'artistes en petite série, ...)

A noter tout de même quelques points d'attentions :
  1. pour le spectacle vivant, au moins un artiste du spectacle doit percevoir une rémunération
  2. pour les ateliers ou cours, il ne doivent pas être déjà organisés  dans le cadre des missions d'éducation artistique ou culturelle relevant directement ou indirectement du Ministère de l'Education Nationale
  3. les livres d'occasion sont exclus tout comme les affiches ou photo de grande série (moins de 30 exemplaires pour les photos par exemple)
Vous avez le détails plus précis de ce qui est autorisé (ou non) sur ce guide sur le site du Pass Culture

Vous êtes un établissement public ? Vous dépendez d'une collectivité locale ?

Renseignez-vous bien au préalable auprès de votre correspondant au Trésor Public par exemple, avant de mettre en place le dispositif Pass Culture qui n'est pas forcément considéré comme un simple moyen de paiement (comme peuvent l'être des chèques vacances par exemple) mais comme un revendeur à part entière.

Et bien que portant un dispositif du Ministère de la Culture, Pass Culture est juridiquement une société commerciale (Société par Actions Simplifiée) qui lorsqu'il est considéré par vos interlocuteurs comme un "revendeur" manipulant de l'argent public   doit faire l'objet d'une délibération officielle en mairie pour vous permettre de l'utiliser.

Le site de Pass Culture donne un exemple d'une délibération en conseil municipal si vous êtes devez passer par cette étape.

Comment mettre en vente des événements sur l'application Pass Culture "individuel" ?

Il vous faut au préalable créer un compte sur leur service. C'est assez simple et relativement rapide.
Leur site dispose d'une vidéo expliquant comment le faire pas à pas et plus généralement une FAQ pour utiliser leur service.



Une fois votre accès créé, il vous faudra créer votre lieu s'il n'est pas déjà présent dans leur base de données puis créer vos "offres" une à une, c'est à dire chaque spectacle que vous voulez mettre en vente, puis préciser pour chaque spectacle quelles sont les séances concernées, et combien de quota vous souhaitez accorder sur chacune de ces date et à quel tarif. Malheureusement, il vous faudra faire tout cela manuellement car les passerelles techniques du Pass Culture ( API Fournisseurs dans le jargon technique) ne permettent pas encore de transférer votre programmation automatiquement.

Quand vous allouez un quota sur une séance au Pass Culture, il vous faut aussi côté Mapado, créer un contingent correspondant sur votre séance pour ne pas risquer un dépassement de jauge (les CGU du Pass Culture vous obligent à accepter l'entrée de toute personne qui aura une contremarque valide, vous devez donc bien vous assurer de leur garder suffisamment de places par rapport au volume que vous indiquez sur leur site !).

Le tarif que vous indiquez sur l'application Pass Culture est selon votre libre choix : vous pouvez proposer des places correspondant à votre plein tarif, votre tarif réduit, ... voir un tarif dédié au Pass Culture "individuel". C'est ce montant qui sera prélevé de la cagnotte des bénéficiaires.  Gardez en tête que le montant qui vous sera réellement réglé par le Pass Culture peut être différent (voir le point plus bas à ce sujet) 

Bonne pratique : pensez à ajouter un lien vers votre billetterie pour chaque spectacle, cela permettra aux accompagnants ne bénéficiant pas du Pass Culture de pouvoir eux aussi commander des places sur votre billetterie habituelle.

Attention, si vous de vez annuler, reporter, ... pensez à l'indiquer aussi sur votre interface Pass Culture. Leur guide explique cela ici pour que les acheteurs soient notifiés automatiquement.

Quels tarifs créer sur Mapado pour le Pass Culture "individuel" ? 

Pour pouvoir suivre les places vendues sur votre logiciel de billetterie Mapado via le Pass Culture "individuel", vous allez devoir créer un tarif "Pass Culture Individuel" dans les séances mises en vente sur l'application Pass Culture.
Vous pouvez le faire dans les séances concernées en ajoutant les tarifs correspondant un à un, ou l'ajouter dans votre grille tarifaire pour pouvoir l'ajouter via les outils de gestion et modification groupées.

Ces tarifs "Pass Culture Individuel" ne devront être visibles que sur votre  interface de guichet, pensez bien à décocher le canal de vente de votre billetterie en ligne.
Vous pouvez aussi préciser dans le détail du tarif qu'il est destiné uniquement à l'échange de contremarques Pass Culture pour aider vos guichetiers.

Quel montant indiquer pour les tarifs "Pass Culture Individuel" ?

Une des particularités du Pass Culture "individuel" est qu'ils ne vous régleront pas forcément 100% du montant "payé" par les spectateurs.

En effet, la loi a créé un barème progressif qui complique un peu la donne et dépend du volume de vente que vous allez réaliser avec le Pass Culture sur l'année.
A vous de bien suivre vos ventes pour savoir combien vous allez être payés et donc quels tarifs configurer !

En pratique, si vous réalisez un volume de vente :
  1. jusqu’à 20 000 € par an, vous recevrez 100 % du tarif que vous allez indiquer
  2. de 20 000 € à 40 000 € par an, vous recevrez 95 % du tarif que vous allez indiquer
  3. de 40 000 € à 150 000 € par an, vous recevrez 92 % du tarif que vous allez indiquer (avant Septembre 2021, le taux était de 85%)
  4. au-delà de 150 000 € par an, vous recevrez 90 % du tarif que vous allez indiquer (avant Septembre 2021, le taux était de 70%)
A noter que les livres n'ont que deux paliers (moins de 20 000 € à 100% et plus de 20 000 € à 95%)

Or ces montants de reversement impactent votre recette réelle et donc les assiettes pour les reversements aux coprod mais aussi les taxes et contributions diverses (Sacem, ASTP, TVA, ...)

Ainsi supposons que vous ayez un "Tarif Jeune" à 10 € et donc que vous proposez des places sur le service Pass Culture à 10 € (montant aussi indiqué sur leur interface) :
  1. Côté Mapado, vous devez alors paramétrer un "Tarif Pass Culture" à 10 € (car vous serez bien payés 10 €) pour vos premiers événements. 
  2. Mais par la suite, dès que vous dépasserez les 20 000 € encaissés avec Pass Culture, il faudra créer côté Mapado un "Tarif Pass Culture" à 9,5 € dans les événements concernés.
  3. Et dès que vous dépassez les 40 000 € encaissés, il faudra créer côté Mapado un "Tarif Pass Culture" à 9,2 € dans les événements concernés.
  4. Et si vous dépassez les 150 000 € (ce qui serait quand même une super nouvelle !), il faudra créer côté Mapado un "Tarif Pass Culture" à 9 € dans les événements concernés.
Les moments problématiques sont les séances où vous serez à cheval entre les deux comme dans cet exemple :
  1. vous avez vendu 1800 places Pass Culture pour vos 6 premiers spectacles de l'année à 10 € (soit un volume de 18000 Euros). Pour ces 6 spectacles, vous êtes bien à 10 € par place (car le volume total est inférieur à 20 000 €), donc vous choisissez bien "Pass Culture 10 €" sur Mapado
  2. Pour le 7ème spectacle, vous avez vendu 250 places Pass Culture. Sur ces 250 places, 200 places seront à comptabiliser 10 € (donc choisir le tarif "Pass Culture 10 €" sur Mapado) et 50 places à comptabiliser 9,5 € (donc choisir le tarif "Pass Culture 9,5 €" sur Mapado)
Il est fort probable que la plupart des lieux restent cependant dans le cas simple toute la saison (un volume de moins de 20 000 € de Pass Culture acceptés) ... mais nous préférons vous mettre en garde car certains d'entre vous ne sont pas à l'abri d'un succès de ces offres !

Avant le spectacle, il faudra échanger ces contremarques

Tel qu'il a été développé à date, les utilisateurs du Pass Culture ne se voient pas remettre un "e-billet" complet lors de leur achat avec toutes les mentions légales obligatoires sur un e-billet comme nous pouvons les proposer via Mapado : l' étape échange de la contremarque contre un vrai billet (ebillet ou thermiques) est donc obligatoire ...

De notre lecture de leurs CGU, cette étape devrait se faire sur place car vous devez contrôler l'identité des acheteurs (extrait de l'article 4 : Pour justifier de son identité, l’Offreur devra solliciter de l’Utilisateur Bénéficiaire la présentation d’une pièce d’identité originale (à l’exclusion de toute copie ou format numérique) en cours de validité et son code de validation au moment de retirer l’Offre réservée). Cependant, dans un article de leur FAQ, ils proposent également aux organisateurs d' envoyer les places par email en amont du spectacle (sans s'appesantir sur la façon dont vous devez dans ce cas contrôler leur identité) ...

Si vous décidez d'envoyer les places en e-billet en amont

C'est probablement la solution qui désorganisera le moins votre accueil le jour J (et la plus compatible avec les règles de distanciation sociale en ne créant pas de nouvelles files d'attente ...)
Vous pouvez alors simplement attendre la fin du délai de rétractation (comme indiqué plus haut, les spectateurs peuvent annuler leurs réservation pendant 48h) puis créer une commande individuelle sur votre interface en sélectionnant le tarif "Pass Culture" correspondant. Pensez bien aussi à personnaliser les billets avec le nom/prénom de l'acheteur.  Puis il ne vous rester plus qu'à utiliser la fonctionnalité d' envoi des billets par email en indiquant leur adresse email et le tour est joué.

Le jour J, lors du passage du contrôle d'accès, vous devrez contrôler l'identité des spectateurs qui présenteront avec un ebillet avec un tarif "Pass Culture" (pour rester dans les clous de leurs CGU ...)

Selon le choix fait au point précédent, la commande devra être réglée avec le moyen de paiement "Pass Culture" ou attribuée au compte client "Pass Culture" (pour ensuite faire le rapprochement correspondant).

Si vous décidez de faire l'échange sur place

Lors de cet échange, vous devez lancer l'application de guichet Pass Culture pour vérifier le QR Code présent sur la contremarque du spectateur. Si la contremarque est valide, vous pouvez alors contrôler son identité et lui délivrer un billet.

Pour délivrer ces billets sur place, plusieurs possibilités :
  1. vous faites une commande globale en récupérant la liste des participants Pass Culture juste avant l'événement (avec des places prises dans votre contingent "Pass Culture") et pré-imprimez les places à l'avance pour pouvoir les remettre à la personne lorsqu'elle se présente (et après avoir contrôlé la validité de sa contremarque et son identité). Vous pouvez ensuite en profiter pour ajuster la taille du contingent Pass Culture au volume exact de vente pour en disposer ensuite à la vente sur place Jour J (pensez bien à clore les ventes côté Pass Culture dans ce cas).
  2. vous faites une commande individuelle sur votre interface guichet lorsque la personne se présente sur place, et imprimez les places qu'à ce moment là. Cela peut vous permettre ensuite un meilleur suivi des spectateurs dans une optique de fidélisation des publics. Cela a aussi l'avantage de ne pas éditer de billets Pass Culture pour les "no show" (personnes qui ont réservé mais ne se présentent pas) et donc avoir une recette réelle ajustée pour les assiettes des taxes et contributions
Selon le choix fait au point précédent, ces commandes (globales ou individuelles) devront être réglées avec le moyen de paiement "Pass Culture" ou attribuée au compte client "Pass Culture", pour ensuite faire le rapprochement correspondant.

Le Pass Culture "groupe" à destination des établissements scolaires

Etendu au fil des mois aux scolaires de 15 à 18 ans puis à présent à tous les scolaires à partir de la classe de 6ème, le Pass Culture à destination des établissements scolaires. Chaque élève dispose d'un budget selon son âge (ou son niveau) qui peut être utilisé par ses professeurs en accord avec le chef d'établissement, et n'est pas cumulable d'année en année (un budget non utilisé sur une année scolaire ne peut pas être reporté l'année suivante).

Toutes les structures culturelles ne sont pas éligibles au Pass Culture "groupe" : il faut que votre structure soit référencée auprès du Ministère de l'Education Nationale et du Ministère de la Culture (ADAGE). Si vous n'êtes pas dans ce cas, nous vous conseillons la lecture de ce guide pour vous référencer : Guide pour le référencement ADAGE

Le principe est de créer des offres "uniques" pour chaque groupe sur le site du Pass Culture définie par :
  1. une date et heure précise
  2. un stock de 1 (donc réservable une seule fois)
  3. un prix forfaitaire pour l'ensemble du groupe (correspondant au nombre de membre du groupe multiplié par le tarif groupe unitaire)
  4. une date limite de confirmation de réservation

Les étapes à suivre :
  1. Créer des offres "groupe" sur le portail du Pass Culture
    Vous pouvez créer une telle offre suite à un échange avec un enseignant (offre "co-conçue") ... ou le faire en avance de phase pour présenter vos offres et créneaux disponibles à tous les enseignants accédant à la plateforme
  2. Un enseignant "pré-réserve" l'offre en question sur son portail ADAGE
    Vous pouvez alors échanger avec lui et pouvez encore à ce stade la modifier votre offre (ses conditions, son horaire) ou l'annuler.
    A ce moment, nous vous conseillons de créer une réservation équivalente sur Mapado (non confirmée)
  3. Son chef d'établissement "valide" la pré-réservation sur le portail ADAGE
    Attention, si le chef d'établissement ne valide pas l'offre pré-réservée par l'enseignant, elle sera automatiquement annulée (soit à la date limite de confirmation que vous avez indiqué dans l'offre ... soit le jour de l'événement). Pensez donc bien à vérifier que le chef d'établissement confirme la pré-réservation dès que vous vous êtes bien mis d'accord avec l'enseignant. 
    A noter que si l'offre est confirmée, elle ne peut plus être modifiée ... mais peut encore être annulée par l'établissement scolaire jusqu'à 15 jours avant l'événement.
    A ce moment là (15 jours avant), nous vous conseillons de confirmer aussi la réservation en commande sur Mapado
Le Pass Culture a développé une rubrique d'aide dédiée aux groupes si vous avez d'autres questions sur son fonctionnement.

Bon à savoir : une fois validée par le chef d'établissement, l'établissement scolaire est engagé à payer en intégralité sa réservation (conformément à votre offre) même en cas de no-show (un ou plusieurs membre du groupe ne participant pas). Plus besoin de décompter précisément les présents le jour J.

En revanche, vous pouvez encore annuler l'offre en cas d'impossibilité d'exécuter la prestation (annulation de la représentation, visible impossible à cause d'une météo incompatible...) ce qui libérera l'établissement de cette engagement.

Quels tarifs créer sur Mapado pour le Pass Culture "groupe" ? 

Pour pouvoir suivre les places vendues sur votre logiciel de billetterie Mapado via le Pass Culture "groupe", vous allez devoir créer des tarifs "Pass Culture Scolaires" dans les séances où vous accueillez des scolaires.
Vous pouvez le faire dans les séances concernées en ajoutant les tarifs correspondant un à un, ou l'ajouter dans votre grille tarifaire pour pouvoir l'ajouter via les outils de gestion et modification groupées.

Ces tarifs "Pass Culture Scolaires" ne devront être visibles que sur votre  interface de guichet, pensez bien à décocher le canal de vente de votre billetterie en ligne.

Quel montant indiquer pour les tarifs "Pass Culture Scolaires" ?

Contrairement au Pass Culture "individuel", l'offre groupée est financée par le Minisitère de l'Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports et il s'agit bien de 100% du montant de l'offre ! Vous pouvez donc simplement indiquer le montant "individuel" correspondant à l'offre publiée (Si votre offre est de 100 € pour 10 élèves, vous indiquez dans votre tarif "Pass Culture Scolaires" un montant de 10 €).

Comptabiliser les Pass Culture

Comme on l'a vu, le Pass Culture n'est pas un dispositif de paiement (contrairement à un chèque vacances) et le règlement est différé.
Au quotidien, vous pouvez ainsi le considérer soit comme un dispositif de paiement ... soit comme un client unique réglant de façon différée.
 

Deux possibilités pour recouper les montants réglés en Pass Culture 

En complément de la création de ces tarifs, il vous faudra aussi décider de votre stratégie pour recouper les montants réglés en Pass Culture, au choix :
  1. Créer un moyen de paiement personnalisé "Pass Culture" afin de pouvoir recroiser ce montant facilement avec les montants réglés par Pass Culture. Il s'agit d'une solution simple pour le faire si vous n'avez pas choisi d'utiliser les comptes clients côté Mapado (mais dans vos outils de comptabilité habituels)
  2. Autre solution pour suivre les règlements de façon plus "conforme" à ce qui se fait habituellement en comptabilité : créer un compte client "Pass Culture" si vous avez demandé l'activation de la fonctionnalité des comptes clients sur Mapado. Dans ce cas, toutes les commandes devront être passée sur le "client" Pass Culture (même si vous pouvez associer ensuite les billets au spectateur concerné)

Après le spectacle ...

Vous recevrez donc le règlement correspondant du Pass Culture en moyenne  3 semaines après la tenue de l'événement.

Il ne vous restera alors plus qu'à pointer que cela correspond au montant du moyen de paiement "Pass Culture" sur votre bordereau de bilan des ventes de votre séance ... ou lettrer le paiement sur le compte client "Pass Culture" si vous faites le choix de fonctionner avec les comptes clients.

A noter que les règlements peuvent être mélangés entre plusieurs événements (ce n'est pas "un virement par spectacle"), le travail de recoupement n'est pas forcément évident si vous avez beaucoup d'événements ... cependant le Pass Culture accompagne en principe le règlement du détail de ce qui est réglé.

Si les règlements du Pass Culture sont supérieurs à ce que vous avez comptabilisé de votre côté sur le spectacle (cas de personnes qui ont réservé et qui ne se sont pas présentées et donc pour lesquelles vous n'avez pas émis de billets), il vous faudra probablement encaisser comptablement un produit exceptionnel de la différence ... et si les règlements sont inférieurs à ce que vous avez comptabilisé, il vous faudra repointer plus précisément chacun des règlements pour identifier la source de l'écart !